Unidade Demandante 

Seção de Serviços Gráficos - SEGRAF

Responsável pela Demanda  

1 – Indicar necessidade a ser atendida  ?

Reposição dos materiais de consumo e suprimentos para impressoras utilizados por esta Seção de Serviços Gráficos - SEGRAF, visando reposição do estoque e atender de forma imediata as demandas geradas pelo TSE com qualidade, economia e eficiência. 

2 – Indicar a vinculação da necessidade ao Planejamento Estratégico ?

Aperfeiçoamento da gestão orçamentária: Refere-se ao aperfeiçoamento dos mecanismos para alinhar as necessidades orçamentárias e ao aprimoramento do processo eleitoral e da prestação jurisdicional. Envolve estabelecer uma cultura de redução do desperdício de recursos públicos, de forma a assegurar o direcionamento dos gastos para atendimento das necessidades prioritárias e essenciais da Justiça Eleitoral.

Fortalecimento da governança: Formulação, implantação, monitoramento e avaliação de estratégias flexíveis e aderentes ao TSE, produzidas de forma colaborativa pelas unidades do Tribunal. Visa à eficiência operacional, à transparência institucional e à adoção das melhores práticas de comunicação da estratégia, de gestão de pessoas, de gestão documental, de gestão da informação, de gestão de processos de trabalho e de gestão de projetos.

Aperfeiçoamento da governança de Tecnologia da Informação: Visa orientar a utilização dos instrumentos de Tecnologia da Informação para suprir as demandas estratégicas. Busca garantir os meios que viabilizem a definição, o planejamento, a priorização e a implantação de soluções tecnológicas que apoiem os processos essenciais da Justiça Eleitoral, os controles efetivos dos processos de segurança e de riscos, assim como os serviços voltados para a sociedade, com utilização eficiente de recursos.

3 – Explicitar a motivação e o demonstrativo de resultado a ser alcançado ?

3.1. Justifica-se o presente pedido de aquisição tendo em vista a necessidade de reposição do estoque dos materiais de consumo e insumos, de uso exclusivo do parque gráfico, para atender de forma imediata as demandas geradas pela Seção de Serviços Gráficos – Segraf/Cedip/SGI; evitar prejuízos às atividades planejadas pelo TSE; fornecer de forma célere e quando solicitado o produto necessário; e contribuir para a qualidade e eficiência dos serviços prestados à Sociedade.

3.2. Trata-se de bens comuns, conforme artigo 3º, inciso II, do Decreto nº 10.024/2019.

3.3. Os demais motivos que levaram a presente contratação, as justificativas para solução adotada, as quantidades definidas e demais questões afetas a esta pretendida aquisição serão detalhadas no Estudo Preliminar (Documento SEI 1945767) que será utilizado como referência para elaboração do Termo de Referência.

3.4. As quantidades foram estimadas levando-se em consideração o estoque do almoxarifado e sub-almoxarifado. Ambos os estoques apresentam situação de baixa quantidade estocada em razão da alta demanda ao longo do presente exercício. Ademais, vale registrar que a última aquisição dos materiais pretendidos neste grupo licitatório se deu por meio dos processos a seguir relacionados: 

* 2020.00.000007627-3 - Aquisição de materiais de consumo;

* 2022.00.000013719-2 - Aquisição de Papéis;

* 2021.00.000009406-4 - Aquisição de Tonner;

* 2022.00.000012199-7 - Aquisição de Papel Couchê 90; 

* 2022.00.000013197-6 - Aquisição de Papéis;

* 2023.00.000011527-5 - Aquisição de Cartucho - por suprimento.

3.5. Destaca-se, ainda, a proximidade do período eleitoral em razão das Eleições Municipais de 2024, que provocam reflexos nos trabalhos desta unidade demandante de forma antecipada e desde o avizinhamento da aprovação do Calendário Eleitoral para o próximo pleito.

3.6. Para a definição das quantidades necessárias utilizamos a média de consumo dos últimos cinco anos, diminuindo as quantidades existentes nos almoxarifados. Ex.: PAPEL CARTÃO SUPREMO – 300G/M² – medindo 66 x 96 cm – maior consumo dos últimos 5 anos = 10 pacotes / estoque = 2 . Dessa forma temos: 10 (consumo) – 2 (estoque) = 8 unidades (quantidade para aquisição anual). Como o estoque pode ser usado até o final do exercício consideramos esse item com estoque zerado. Necessidade de aquisição: 10 unidades.

3.7. Para a definição das quantidades, foi analisado anteriormente o estoque, por meio do sistema ASI, e o consumo do período para posterior definição das estimativas das quantidades. Usou-se a expectativa de consumo considerando os últimos serviços e a previsão de repetição destes, além de uma expectativa de novas demandas.

3.8. Registramos que, para o ano de 2024, existem demandas eleitorais já previstas e em curso, com é o caso da identificação do Espaço Multiuso para Teste de Segurança do Código Fonte. Tais demandas veem sendo atendidas com o ressuprimento planejado para o exercício de 2023, em plena execução. Vale registrar que, qualquer paralisação parcial das atividades do parque gráfico, e não atendimento das demandas dos clientes internos do Tribunal por impressos, gera custos com a produção externa, além de impacto na celeridade e qualidade dos atendimentos.  

3.9. Faz-se necessário, ainda, o registro de que estamos em véspera de ano eleitoral. Trabalhamos com a expectativa de produção e impressões de diversos livros, posses de Ministros na Corte, troca de gestão e as demandas por impressões que normalmente elas acarretam. 

3.10. Registra-se a necessidade de ter instrumento que permita a reposição do estoque de suprimentos de impressoras, para atender de forma celere as demandas apresentadas ou geradas pela SEGRAF. Portanto, esta unidade demandante sugere que a presente contratação seja realizada mediante Registro de Preços, pelos motivos a seguir:

3.10.1. Garantir a aquisição de materiais/insumos e suprimentos de qualidade, em quantidades adequadas para o consumo durante o prazo de vigência da Ata.

3.10.2.  O quantitativo a ser adquirido é calculado de forma automática pelo sistema ASI com base na política de renovação de estoque, evitando-se, assim, a estocagem de material em quantidades e prazos não adequados;

3.10.3. As quantidades são estimadas, não sendo conveniente que os materiais sejam estocados de uma única vez, considerando a validade dos materiais;

3.10.4. As solicitações de fornecimento de acordo com o consumo efetivo evitam a manutenção de grandes volumes de material em estoque, melhoram o aproveitamento dos espaços no depósito do Almoxarifado e racionalizam as compras no âmbito do TSE, o que minimiza os excessos ou carências de materiais no estoque e possíveis prejuízos à Administração com a degradação natural do material ou com o fim dos prazos de garantia dos materiais. 

3.10.5. Cabe registrar que pequenos incrementos/cortes na quantidade estimada de alguns itens foram realizados visando facilitar a oferta de preços pelos fornecedores e procedimentos como a pesquisa de preços e, futuramente, o controle do saldo registrado. Ressalte-se que a referida medida, s.m.j, não prejudica a estimativa do quantitativo, visto que as quantidades foram baseadas em projeções de consumo, suscetíveis a oscilações;

3.10.6. Os materiais serão solicitados de acordo com a necessidade do TSE.

3.11. Na oportunidade, sugere-se que a contratação seja realizada mediante Registro de Preços, tendo em vista o que preceitua a Lei nº 14.133/2021, minimamente indicado a seguir: 

Art. 40. O planejamento de compras deverá considerar a expectativa de consumo anual e observar o seguinte:

...

II - processamento por meio de sistema de registro de preços, quando pertinente;

...

Art. 78. São procedimentos auxiliares das licitações e das contratações regidas por esta Lei:

...

IV - sistema de registro de preços;

...

Art. 82. O edital de licitação para registro de preços observará as regras gerais desta Lei e deverá dispor sobre:

I - as especificidades da licitação e de seu objeto, inclusive a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida;

II - a quantidade mínima a ser cotada de unidades de bens ou, no caso de serviços, de unidades de medida;

III - a possibilidade de prever preços diferentes:

a) quando o objeto for realizado ou entregue em locais diferentes;

b) em razão da forma e do local de acondicionamento;

c) quando admitida cotação variável em razão do tamanho do lote;

d) por outros motivos justificados no processo;

IV - a possibilidade de o licitante oferecer ou não proposta em quantitativo inferior ao máximo previsto no edital, obrigando-se nos limites dela;

V - o critério de julgamento da licitação, que será o de menor preço ou o de maior desconto sobre tabela de preços praticada no mercado;

VI - as condições para alteração de preços registrados;

VII - o registro de mais de um fornecedor ou prestador de serviço, desde que aceitem cotar o objeto em preço igual ao do licitante vencedor, assegurada a preferência de contratação de acordo com a ordem de classificação;

VIII - a vedação à participação do órgão ou entidade em mais de uma ata de registro de preços com o mesmo objeto no prazo de validade daquela de que já tiver participado, salvo na ocorrência de ata que tenha registrado quantitativo inferior ao máximo previsto no edital;

IX - as hipóteses de cancelamento da ata de registro de preços e suas consequências.

§ 1º O critério de julgamento de menor preço por grupo de itens somente poderá ser adotado quando for demonstrada a inviabilidade de se promover a adjudicação por item e for evidenciada a sua vantagem técnica e econômica, e o critério de aceitabilidade de preços unitários máximos deverá ser indicado no edital.

§ 2º Na hipótese de que trata o § 1º deste artigo, observados os parâmetros estabelecidos nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 23 desta Lei, a contratação posterior de item específico constante de grupo de itens exigirá prévia pesquisa de mercado e demonstração de sua vantagem para o órgão ou entidade.

§ 3º É permitido registro de preços com indicação limitada a unidades de contratação, sem indicação do total a ser adquirido, apenas nas seguintes situações:

I - quando for a primeira licitação para o objeto e o órgão ou entidade não tiver registro de demandas anteriores;

II - no caso de alimento perecível;

III - no caso em que o serviço estiver integrado ao fornecimento de bens.

§ 4º Nas situações referidas no § 3º deste artigo, é obrigatória a indicação do valor máximo da despesa e é vedada a participação de outro órgão ou entidade na ata.

§ 5º O sistema de registro de preços poderá ser usado para a contratação de bens e serviços, inclusive de obras e serviços de engenharia, observadas as seguintes condições:

I - realização prévia de ampla pesquisa de mercado;

II - seleção de acordo com os procedimentos previstos em regulamento;

III - desenvolvimento obrigatório de rotina de controle;

IV - atualização periódica dos preços registrados;

V - definição do período de validade do registro de preços;

VI - inclusão, em ata de registro de preços, do licitante que aceitar cotar os bens ou serviços em preços iguais aos do licitante vencedor na sequência de classificação da licitação e inclusão do licitante que mantiver sua proposta original.

§ 6º O sistema de registro de preços poderá, na forma de regulamento, ser utilizado nas hipóteses de inexigibilidade e de dispensa de licitação para a aquisição de bens ou para a contratação de serviços por mais de um órgão ou entidade.

Art. 83. A existência de preços registrados implicará compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, mas não obrigará a Administração a contratar, facultada a realização de licitação específica para a aquisição pretendida, desde que devidamente motivada.

Art. 84. O prazo de vigência da ata de registro de preços será de 1 (um) ano e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso.

Parágrafo único. O contrato decorrente da ata de registro de preços terá sua vigência estabelecida em conformidade com as disposições nela contidas.

3.12. Por fim, da a urgência da reposição de estoques e por se tratar de material destinado ao preparo das Eleições Municipais 2024, apresentamos conjuntamente com este DOD, os documento abaixo relacionados, para avaliação de sua pertinência:

a) Formulário - Estudos Preliminares (Documento SEI 2640044)

b) Informação 46 - Documento Apartado (2647058)

c) Informação 47 Gestão de Riscos - Aquisição de Material (2647072)

d) Planilha de Cálculo de Multa Aquisição de Materiais e Insumos Gráficos 2651751)

e) Termo de referência (2651776)

4 – Indicar as consequências caso não haja atendimento da demanda/necessidade 

Paralisação parcial de atividades do parque gráfico e não atendimento das demandas dos clientes internos do Tribunal por impressos e demais trabalhoos gráficos, o que geraria, por consequência, custos com a produção externa dessas mesmas demandas, além de um impacto na celeridade e qualidade dos atendimentos.

5 – Indicar a data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou a entrega do material ?

Até 17/10/2022

6 – Indicar se a demanda está prevista no Plano de Contratações Anual (PCA) 

X

 6.1 - Em caso negativo, justificar a necessidade de inclusão da demanda no PCA

A reposição do estoque dos materiais de consumo e insumos para as máquinas impressoras e equipamentos gráficos sempre esteve a cargo da Seção de Gestão de Almoxarifado - SEALM, assim não sabemos se essa demanda está prevista no Plano de Contratações Anual - PCA. E em pesquisa no SEI também não encontramos previsão desses produtos no PCA 2023 (Documento SEI 2377558).

Destaca-se que os materiais de consumo e insumos para máquinas impressoras e equipamentos gráficos são de fundamental importância para o funcionamento do parque gráfico do Tribunal. Sendo assim, solicita-se inclusão da despesa no Plano de Contratações Anual 2023, com fins de viabilizar o andamento da presente demanda.

7 – Indicar o valor estimado da contratação ?

7.1. O valor estimado da pretendida aquisição é de R$ 159.942,88 (cento e cinquenta e nove mil novecentos e quarenta e dois reais e oitenta e oito centavos).

8 – Indicar servidores para atuar na qualidade de representante da Unidade Demandante objetivando detalhar as necessidades/demandas explicitadas neste documento e para atuar na qualidade de fiscais técnico e administrativo e substitutos 

8.1 - Integrante(s) Demandante(s): a quem compete detalhar as necessidades a serem atendidas com a contratação (deve-se indicar ao menos 1 (um) responsável).

8.2 - Integrante(s) Técnico(s): a quem compete detalhar os aspectos técnicos e de uso das soluções identificadas.

8.2.1 - A unidade demandante detém conhecimento técnico para detalhamento das soluções?

8.3 - Integrante Administrativo: a indicação de integrante administrativo é exceção, aplicável em razão da complexidade da necessidade/demanda ou de outro fator relevante, e sua necessidade deve ser justificada, conforme art. 8º, §6º da IN TSE nº 11/2021.

8.3.1 - Há necessidade de indicação de Integrante Administrativo?

Ao(à) servidor(a) indicado(a) no subitem 8.1, para ciência da indicação para atuar isoladamente ou como membro de eventual Equipe de Planejamento da Contratação, esclarecendo que deverá desempenhar atividades objetivando a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares, observadas as disposições contidas nos arts. 9º e 10 da IN/TSE nº 11/2021, incluindo a identificação de riscos, devendo, ainda, apoiar a Unidade Demandante na elaboração do Pedido de Aquisição de Material ou Serviço (PAMS) do Projeto Básico (PB) ou do Termo de Referência (TR), caso necessário. 

Aos(às) servidores(as) indicados(as) nos subitens 8.2 a 8.5, para ciência da indicação para atuar na qualidade de fiscal técnico, fiscal administrativo ou substituto do futuro contrato decorrente desta Oficialização de Demanda, devendo participar de todas as discussões para elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares e acompanhar o processo de contratação, observadas as diretrizes estabelecidas no art. 8º, §§ 8º, 9º e 10, da IN/TSE nº 11/2021. 

À (SAU/SGI/SAD/SOF/SGP/STI/Assessoria), para indicação de servidor(a) para atuar como Integrante Técnico de eventual Equipe de Planejamento da Contratação, para detalhar os aspectos técnicos e de uso das soluções a serem identificadas, conforme necessidade/demanda apresentada neste documento. 

Por fim, declaro que avaliei as situações relacionadas nos arts. 8º, §1º, e 22, todos da IN/TSE nº 11/2021, razão pela qual promovi as indicações dos(as) servidores(as) para atuar isoladamente ou como membro de eventual Equipe de Planejamento da Contratação e como fiscal técnico, administrativo e substituto. 

Nome e Assinatura do titular de Secretaria ou Assessoria 

(Unidade Demandante)